Стрімке зростання кількості випадків шахрайства з інвойсами стало серйозною проблемою для фінансових відділів компаній та команд, що займаються кредиторською заборгованістю. Сьогодні через фальшиві інвойси, які часто просто неможливо відрізнити від справжніх документів, бізнес зазнає мільярдних збитків.
У цій статті ми розповімо, як саме зловмисники вводять компанії в оману та як найкраще захистити себе і свій бізнес від такого шахрайства.
У чому полягає суть шахрайства з інвойсами
Шахрайство з інвойсами відбувається, коли зловмисники обманом змушують компанію оплатити фальшивий, змінений або повторно надісланий інвойс.
Відділи кредиторської заборгованості щомісяця опрацьовують велику кількість інвойсів, тому підроблений документ досить легко пропустити. Одна з поширених схем полягає у тому, що шахраї створюють фіктивного постачальника та надсилають від його імені підроблений інвойс. В інших випадках вони отримують доступ до платіжних або банківських реквізитів компанії і змінюють справжній рахунок так, щоб отримати кошти на власний рахунок.
Шахраї також можуть спочатку завоювати довіру, видаючи себе за керівника або менеджера компанії. Згодом, отримавши особисту чи платіжну інформацію, вони використовують її для викрадення грошей.
Тож, якщо ви отримали підозрілий або шахрайський інвойс електронною поштою, не зволікайте: негайно повідомте про шахрайство з інвойсами та вжийте заходів для захисту своїх коштів.
Як розпізнати шахрайство з інвойсами в електронних листах
Зловмисники атакують компанії, надсилаючи електронною поштою фальшиві інвойси, які на перший погляд мають вигляд справжніх. З огляду на це важливо звертати особливу увагу на:
- несподівані запити на надання конфіденційної інформації або здійснення платежу;
- раптову зміну банківських реквізитів постійного чи авторитетного постачальника;
- орфографічні помилки в запиті;
- підозрілі адреси електронної пошти.
Якщо ви отримали підозрілий інвойс, не переказуйте кошти, доки ретельно не перевірите його достовірність, і негайно повідомте про шахрайство.
Перший крок до запобігання шахрайським схемам — зрозуміти, як саме вони працюють. Розповідаємо про найпоширеніші види шахрайства з інвойсами, з якими сьогодні стикаються компанії.
- Фальшиві інвойси від постачальників
Шахраї створюють фальшиві інвойси від імені вигаданих постачальників, щоб обманом змусити компанію здійснити платіж. Вони часто копіюють оформлення документів реальних постачальників, щоб підробка була переконливою. Якщо не перевіряти дані постачальника, такий інвойс легко може залишитися непоміченим.
- Завищення сум в інвойсах
У цьому випадку реальний постачальник виставляє рахунок на суму, що перевищує погоджену, наприклад, зазначає більшу кількість товарів або завищує їхню вартість порівняно з умовами договору. Такі додаткові суми нерідко губляться у великих інвойсах і залишаються непоміченими під час ручної перевірки.
- Дубльовані інвойси
Іноді один і той самий інвойс подають на оплату кілька разів, вносячи незначні зміни, щоб уникнути виявлення дубліката, наприклад, змінюючи дату, номер документа або форматування. У результаті, компанія оплачує один і той самий рахунок кілька разів.
- Компрометація корпоративної електронної пошти та фішинг
Шахраї видають себе за справжніх постачальників компанії та надсилають підроблені електронні листи, в яких просять фінансовий відділ терміново змінити банківські реквізити постачальника або погодити невідкладний платіж.
- Інвойси за ненадані товари або послуги
Зловмисники створюють фальшиві квитанції та виставляють рахунки за товари чи послуги, які насправді ніколи не були поставлені або надані. Вони підробляють підписи та інші підтверджувальні документи, щоб інвойс мав вигляд справжнього і компанія погодила оплату.
- Внутрішнє шахрайство з боку співробітників
У деяких випадках співробітники, які мають доступ до інвойсів або даних постачальників, використовують своє службове становище для шахрайства. Вони створюють фіктивних постачальників, змінюють справжні інвойси або співпрацюють із зовнішніми зловмисниками, щоб викрадати кошти компанії.
Як мінімізувати ризик шахрайства з інвойсами в бізнесі
Шахрайство з інвойсами стрімко поширюється і може зачепити будь-який бізнес. Зловмисники використовують фальшиві, дубльовані або змінені інвойси, щоб обманом змусити компанії переказувати кошти на підконтрольні їм банківські рахунки. У результаті, бізнес зазнає фінансових втрат, перебоїв у роботі та репутаційної шкоди.
Зменшити цей ризик допомагають:
- надійні процедури перевірки інвойсів;
- обов’язкове підтвердження будь-яких змін у платіжних реквізитах постачальників;
- багаторівневе погодження платежів;
- регулярне навчання співробітників розпізнаванню ознак шахрайства.
Також важливо використовувати захищену бухгалтерську систему та регулярно перевіряти транзакції на предмет підозрілої активності.
Чому компанії стають жертвами шахрайства з інвойсами
Основні причини, через які бізнес потерпає від шахрайства з інвойсами:
- Залежність від ручних і паперових процесів у роботі з кредиторською заборгованістю. Паперові інвойси, PDF-файли, отримані електронною поштою, та ручне введення даних уповільнюють роботу й підвищують ризик помилок.
- Великі обсяги інвойсів. Працівникам відділу кредиторської заборгованості іноді доводиться щотижня опрацьовувати тисячі документів, через що на ретельну перевірку кожного з них залишається обмаль часу і сил.
- Слабкий внутрішній контроль. Якщо один співробітник одночасно реєструє постачальників у системі, погоджує інвойси та здійснює платежі, ризик шахрайства суттєво зростає.
- Довіра до постачальників. Документи від давніх партнерів часто перевіряють менш ретельно, і шахраї цим користуються.
- Обмежена прозорість. Без інформаційних панелей, журналів аудиту та інших засобів контролю дубльовані платежі й підозрілі закономірності залишаються непоміченими.
Висновки
Шахрайські схеми, коли зловмисники надсилають електронною поштою фальшиві інвойси, щоб викрасти гроші, — не просто потенційний фінансовий ризик для бізнесу, а серйозна проблема. Тим паче, шахраї постійно вдосконалюють свої методи. Водночас належні та вчасно вжиті запобіжні заходи допомагають мінімізувати ризик.
Якщо ж не вдалося уникнути шахрайства з інвойсами і втрати коштів, важливо негайно повідомити про це відповідні служби.
Як запобігти шахрайству з інвойсами: найкращі практики для захисту бізнесу