Є красиве слово «архіваріус». Наче щось старовинне. Якщо копнути етимологію, то знайдемо визначення: «починаю; (я) є першим; керую». До чого це? До того, що Державний архів Кіровоградської області цієї осені відзначатиме сторіччя.
Є певний стереотип: архів – це щось зашкарубле, закрите, обвите павутинням. Працівники там непривітні, роздратовані, зберігають якісь таємниці. А от і ні! Так може мислити той, хто жодного разу не звертався до нашого архіву. А в умовах сучасності – не заходив на сайт установи. Все прозоро, зрозуміло, корисно і цікаво.
Готуючись до інтерв’ю з директоркою Державного архіву Кіровоградської області Лілією Маренець, ми в редакції обговорили питання, які нас цікавлять. Сталося так, що під час розмови Лілія Володимирівна упереджувала запитання: щойно хочеш запитати, а вона вже дає відповідь. Так, вона добре знає про стереотипи щодо архіву і наполегливо їх розвінчує. Під час нашої розмови їй це вдалося стовідсотково.
– Ліліє Володимирівно, в обласному архіві є архів обласного архіву?
– Так, обов’язково. Так само, як будь-яка інша установа, ми маємо свій архів. У нас є окремий фонд під номером 833. Як обласна державна організація, обласна рада, районні адміністрації, установи через певний час передають документи до Державного архіву Кіровоградської області, так і ми передаємо свої документи на зберігання в наш архів.
– З чого почалася столітня історія архіву?
– З того, що 17 листопада 1925 року на засіданні Зінов’євського окружного виконавчого комітету було прийнято рішення про створення на базі архіву окрвиконкому архівного управління. З того часу архів став державною установою.
– А що було до того?
– Приватні архіви, архіви установ, суду. Після створення головного архіву всі документи передавалися сюди. Перше приміщення було виділено на розі вулиць Шевченка і Великої Перспективної, зараз його немає. Згодом архів переїхав на провулок Слуцького, 10. Зараз це приміщення за головпоштамтом, де теперішній ДРАЦС. Там державний архів знаходився до середини 80-х, коли була здана в експлуатацію теперішня будівля.
Це був спеціальний проєкт для архівної установи. На той час приміщення було побудоване за всіма стандартами. Подібні будувалися по всій Україні, але не в кожній області є спеціалізовані будівлі. Наприклад, в Одесі, Вінниці, Полтаві пристосовані приміщення.
– Є таке твердження, що певний документ зберігається певну кількість років, а потім знищується.
– Кожний документ має свій термін зберігання. Є певні галузеві переліки. Але державні архіви покликані зберігати документи Національного архівного фонду, на них стоїть гриф «Зберігати постійно». Ми зберігаємо те, що залишиться для наших нащадків через сто, двісті років – скільки буде існувати цивілізація.
Районні архіви зберігають документи певний час, а потім передають в обласний. Ми вже нікуди не передаємо. Ми все накопичуємо. Якщо наш архів починався з декількох тисяч справ, то зараз ми маємо 1мільйон 521 тисячу 152 справи.
– Що таке справи?
– Справа – це документи, підшиті за певною тематикою певною установою. Наприклад, накази з основної діяльності департаменту агропромислового комплексу за 2009 рік. Або протоколи засідань колегії певної установи за рік. Або навчальні плани закладу вищої освіти.
– Якщо ви далі не передаєте і не знищуєте документи, то приміщення має бути без розмірів.
– Зараз у нас 12 архівосховищ: 7 в цьому корпусі, 5 – в корпусі номер 2 (колишній партійний архів, біля Ангела). Поки в нас ще є місце, ми приймаємо документи. Багато архівів України не мають місця, і вони припинили прийом документів. А ми поки спроможні, але надалі держава має прийняти рішення про розширення площ сховищ.
– Як вам установи передають документи? Вони знають процедуру, терміни?
– Ми маємо список номер 1 – установ, підприємств, організацій, які зобов’язані передавати документи до Національного архівного фонду. З ними працює наш відділ формування Національного архівного фонду та діловодства. Навчають, як вести діловодство, як правильно працювати з документами. У певний час ці документи проходять науково-технічну обробку, складається опис, перелік документів, історична довідка, акт. Документи надходять в архів в упорядкованому стані. Обов’язково обліковуються, є спеціаліст для цього.
– Розкажіть про структуру архіву: які відділи, спеціалісти, скільки вас.
– Нас дуже мало: 37 чоловік на два корпуси. Якщо рахувати за галузевими стандартами, то нас має бути чоловік 75. Є відділ формування – фахівці, які виходять в установи і працюють з ними, навчають. Також вони працюють з фізичними особами, які передають нам на зберігання фонди особового походження наших видатних людей, які заслуговують на те, щоб їхня спадщина залишилася в архіві.
Коли документи потрапляють в архів, з ними працює відділ зберігання та обліку. Завідувачі архівосховищ беруть вже облікований документ і заносять до сховища. Вони в нас там господарі, знають, де яка установа, куди що покласти, щоб потім віднайти. Вони ж і видають документи працівникам архіву, для роботи в читальному залі і для операторів, які оцифровують документи.
Ще маємо відділ інформації, використання документів та міжнародної діяльності. Співробітники обслуговують користувачів документів в читальних залах, надають консультації. А ще вони популяризують наші документи – круглі столи, конференції, виставки, екскурсії і таке інше.
У нас є своя бухгалтерія, сектор кадрової роботи, майстри, прибиральниці, охоронці – люди, які забезпечують роботу архіву. Повторюся: нас дуже мало, але всі працюють, розуміючи важливість справи.
– Довгий час вважалося, що для того, аби потрапити в архів, треба «знати пароль». А у вас є читальний зал. Будь-хто може прийти?
– Так, але людина має точно знати, що їй треба. Маєш мету, завдання, мотивацію – ласкаво просимо. Ми усвідомлюємо, що документи мають жити, працювати.
Я тут давно працюю, і раніше відвідувачу потрібно було мати письмовий лист-відношення від певної установи, щоб попрацювати з документами. Зараз людина може від себе написати заяву і потрапити в архів. Ми ще нікому не відмовили у роботі з нашими документами. Єдине, що потрібно виконувати певні правила і бережливо ставитися до архівного документа. Якщо документ пролежав у нас сто років, треба, щоб він ще як мінімум сто років зберігався.
– Багато людей зараз вивчають свою генеалогію. З цим звертаються?
– Дуже часто. Просто бум. Але треба розуміти, що ми не допоможемо знайти предка по прізвищу, який, з усіх відомостей про нього, народився в Кіровоградській області. Ще й деколи просто фото приносять. Треба знати, хто, коли і де.
Сьогодні знайти відомості про пращурів стало легше. Для того, щоб зберегти найбільш затребувані документи генеалогічного характеру і полегшити пошуки, наприкінці 2020 року Державною архівною службою був підписаний меморандум про співпрацю з американською корпорацією FamilySearchInternational. Ми також підписали угоду. Корпорація оснастила нашу установу апаратурою, меблями, винайняла п’ять операторів, які оцифровують документи. Ми входимо в трійку лідерів України з оцифрування документів. На сьогодні оцифровано 150 тисяч 564 справи. Це близько 11 мільйонів аркушів.
Завдяки цій роботі ми підключилися до онлайн-проєкту «Єдине вікно доступу до цифрових ресурсів українських архівів». Це міжархівний пошуковий портал, створений на платформі «Архіум».
– Давайте практично пояснимо. Припустимо, що я знаю прізвище, ім’я, по батькові свого діда, що народився він у Грузькому, приблизний рік народження. Чим мені допоможе архів?
– То ви знаєте необхідні й важливі відомості. Наш архів видав довідник по фондах періоду до 1917 року. Він є й у нас на сайті. У довіднику, який вас цікавить, є перелік всіх фондів до 1917 року. Знаходимо там табличку, номер фонду, населений пункт. Дійшли до Грузького – 347-й фонд, де є записи про народження з 1820-го по 1919 рік. Потім заходимо на «Архіум» – зверху праворуч на нашому сайті – і натискаємо на 347-й фонд. Там вже все має бути зрозуміло. Ми з вами знайшли, що мешканців Грузького хрестили в Покровській церкві, і ви можете бачити відскановані сторінки церковних книг. А там відомості про дату народження, хрещення, батьків, віросповідання, навіть хрещених. Є фонди, що містять відомості про шлюб, смерть. Шукайте пращурів! Удачі всім! Якщо щось не зрозуміло – звертайтеся, допоможемо розібратися.
– Повернемося до історії нашого архіву. Який документ найдавніший?
– Він датований 1759-м роком. Це метрична книга про народження села Мартоноша.
– Є документи, що розсипаються від часу?
– Ні. В нас же є реставратори архівних і бібліотечних фондів. Вони підшивають, ремонтують, реставрують документи.
– І ЗМІ у вас є.
– Так, починаючи з 1870 року. Це «Елисаветградский вестник». Було зручно, коли друковані видання один екземпляр передавали в архів. Навіть «Радянський студент» педінституту приносили. Потім припинили, ми стали передплачувати. Зараз не маємо змоги, тому співпраця друкованих ЗМІ з архівом припинилася.
– Може пересічний громадянин щось передати до архіву?
– Звичайно. До 100-річчя нашої установи ви започаткували акцію «Світлини на іменини». Будь-хто може подарувати нам фото із сімейного архіву, яке відтворює ту чи іншу епоху, історію нашого краю. Зауважу, що фото можна подарувати, про що буде складений акт, або надати нам для сканування.
– Ви вже почали готуватися до 100-річчя архіву. Які ще заходи плануються?
– Обов’язково науково-практична конференція за участі міжнародних партнерів. Буде виставка. Хочемо видати збірку документів і наукових праць, що стосуються архіву. І ще кілька проєктів та акцій.
– Що б ви хотіли отримати в подарунок?
– Систему пожежогасіння. Ну хоча б систему оповіщення. Розумію, що це дуже дорого, але наші фонди дорожчі.
Було гучно