«Некнижні» трудові книжки

5 лютого Верховна Рада прийняла закон про перехід на електронний облік трудової діяльності працівників. Згідно з ним, трудові книжки стануть електронними. Хоча паперовими теж ніхто не забороняє користуватися. Роботодавці заповнюватимуть їх виключно за вимогою працівника, на якого й покладається тепер повна відповідальність за збереження документу.

Варто зазначити, що Україна разом із Російською Федерацією залишилися єдиними державами пострадянського простору, де система обліку трудової діяльності працівника досі базується на паперових книжках. Інші країни світу вже давно реформували цю систему. Тішить те, що й у нас вже є якісь зрушення на цьому шляху.

Але не будемо забувати, що це рішення Верховної Ради ще знаходиться на стадії законопроєкту №3623 від 10.06.2020 року. Після того, як своїм підписом його затвердив голова Верховної Ради, документ направлений на підпис президенту, де перебуває й зараз. Таким чином у готовому вигляді ми отримаємо цей закон тільки після того, як його підпише президент.

Уся інформація про трудову діяльність працівника вноситиметься тепер до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у вигляді відсканованих або оцифрованих копій документів – трудових книжок, довідок тощо. Основна відповідальність за наповнення реєстру покладається на роботодавців, але працівники теж можуть долучитися до цього процесу, маючи власний електрон­ний цифровий підпис та ключ. Фактично наповнен­ня державного реєстру триватиме протягом наступних п’яти років періоду дій перехідних положень цього закону.

Звісно, прийняття такого закону несе свої безпосередні зміни й у Трудовий кодекс. Наприклад, згідно зі статтею 24 Кодексу закону про працю, при працевлаштуванні на роботу найманий працівник мав надати власну трудову книжку. Тепер ця норма зміниться таким чином, що трудова книжка подаватиметься в разі наявності, або ж найманий працівник зможе надати відомості про свою трудову діяльність з Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Але, якщо трудовий договір укладає громадянин, який вперше приймається на роботу, він має право подати вимогу про оформлення йому звичайної трудової книжки в паперовому форматі.

Прийняття на роботу тепер відбуватиметься оформленням наказу про працевлаштування, а при звільненні роботодавець зобов’язаний надати працівнику відповідну копію наказу-розпорядження і, відповідно до статі 116-ї, провести повний розрахунок.

– Зрозуміло, що є багато людей, які звикли до паперового формату трудової книжки, і як би ми не переконували їх, що перехід на електронні форми документообігу спростить значний обсяг оброблюваної інформації, таким людям надійніше, якщо вони матимуть у себе вдома заповнену паперову трудову книжку. У такому випадку працівник має право висловити свою вимогу роботодавцю вносити всі відомості про його трудову діяльність не тільки до реєстру, а й до неї також. При цьому роботодавець звільняється від обов’язку зберігати на підприємстві трудову книжку працівника, як це було раніше, – акцентує фахівець з права, начальник юридично-договірного відділу Льотної академії Національного авіаційного університету Ірина Озерна. – Фактично той, хто починає свою трудову кар’єру від моменту прийняття закону, не буде відчувати ніяких незручностей, як і ті особи, які на сьогоднішній день отримують паспорти у вигляді ІD-карток. Вони й не розуміють, що могло бути якось інакше. А людям, які вже певний час користуються трудовими книжками, варто прийняти для себе рішення, чи використовувати їх у подальшому, чи повністю покластися на реєстр.

Громадянам, які почали свою трудову діяльність після 2004 року хвилюватися теж не варто, адже вся інформація про них міститься вже в органах Пенсійного фонду. Сьогодні при виході на пенсію кожен має право обрати найбільш вигідний та зручний період своєї трудової діяльності для обчислення пенсійного забезпечення. Якщо ж людина почала свою трудову кар’єру до 2004 року, вона може надати до Пенсійного фонду інформацію у вигляді довідок в паперовому форматі з підприємств, на яких працювала. Але ми розуміємо, що багато хто починав свою діяльність в різних республіках колишнього Радянського Союзу, і зараз може виникнути чимало складнощів з пошуком цієї інформації, враховуючи те, що більшість підприємств можуть бути взагалі ліквідовані.

Загалом прийняття цього закону в деякій мірі призводить до фактично автоматичного обчислення пенсії органом пенсійного забезпечення. І це великий плюс даного закону для найманих працівників. Адже кожен з нас рано чи пізно досягне пенсійного віку й стикнеться з тим моментом, коли потрібно буде визначати розмір його пенсійного забезпечення.

Реалізація положень цього законопроєкту несе в собі ще багато позитивних зрушень. По-перше, це зменшення великої частки бюрократизму в процесі обліку трудової діяльності працівників. По-друге, роботодавцеві не потрібно буде вести книгу обліку трудових книжок, забезпечувати наявність металевих сейфів та вогнетривких шаф для їхнього зберігання та робити копії документів на вимогу працівника, що означатиме значну економію часу кадрової служби. Також зникає ризик втрати трудової книжки. Водночас перехід до обліку трудової діяльності в електронній формі для роботодавця означатиме економію ресурсів. Згідно з даними неурядової організації EasyBusiness, скасування трудових книжок дасть змогу заощаджувати роботодавцям близько 500 млн грн щороку.

Найманим працівникам завдяки автоматизації нарахування пенсії не доведеться зайвий раз звертатися до Пенсійного фонду чи інших державних органів, а це – значна економія часу. Крім того, автоматизація передбачає зменшення кількості документів, необхідних для надання в різні держструктури при оформленні виплат. До того ж працівник може у будь-який момент переглянути свої електрон­ні документи. Для цього потрібно лише звернутися у відповідні державні органи за оформленням електронного цифрового підпису та електрон­ного ключа.